Ya medí el clima laboral de mi equipo… ¿ahora qué hago?

En general, luego de que Medimos el Clima Organizacional hay un espacio en el tiempo, en el que nos quedamos en blanco… no sabemos por dónde comenzar a abordar las conclusiones, ni cómo debemos priorizar las acciones para generar los mejores resultados posibles. En este artículo te hablaremos sobre qué debes hacer una vez que terminó la medición de clima laboral en tu equipo y por dónde debes comenzar a diseñar el Programa de Mejora del Clima Laboral para asegurar buenos resultados.

Para comprender por dónde comenzar, es importante tener en cuenta qué es lo que nos motiva a las personas y de qué forma se debe realizar una correcta gestión de los recursos humanos de una empresa. Desde hace décadas, distintos autores han estudiado la motivación humana y sus efectos. Desde la Pirámide de las Necesidades de Maslow y la Teoría de la Motivación-Higiene de Herzberg, a los conceptos desarrollados por McGregor y McClelland, hay un sinfín de alternativas para comprender la Motivación y cómo hacer que juegue a nuestro favor dentro del equipo.

Para comenzar a delinear nuestro Programa de Mejora del Clima Laboral, es necesario que logremos priorizar y darle un cierto sentido a las posibles acciones que desarrollemos. Lograr un Plan que sea exitoso requerirá de dos criterios centrales: EL TIEMPO Y EL IMPACTO.

Tiempo e impacto de una Encuesta de Clima Laboral

El tiempo, hace referencia al oportunismo de las acciones que vayamos a implementar. Debemos ser conscientes que no todo se puede aplicar desde el principio, y que hay cosas que pueden tener mayor o menor incidencia en función del momento en el que se implemente. Mientras que el impacto, está vinculado al nivel de influencia que la acción puede tener en nuestros empleados.

En general, elaborar el Plan de Acción nos obligará a tomar decisiones e intercalar acciones más o menos urgentes y con mayor o menor impacto.

Aquí surgen dos herramientas que van a ser cruciales para que nuestro plan sea exitoso. La primera es que definamos cuál es nuestro abordaje favorito sobre la Motivación. En Climorg, consideramos que la Pirámide de las Necesidades de Maslow es una gran guía para diseñar el Plan. Y, por otro lado, debemos poner como moderador principal de nuestras iniciativas al Principio 80-20 de Pareto. Es decir, entre todas las posibles acciones que podemos implementar, debemos identificar el 20% que generarán el 80% del impacto en el clima de trabajo y la cultura organizacional.

A continuación, te presentamos…

13 pasos para diseñar un Programa de Mejora del Clima Laboral exitoso

Paso 1: Identifica los problemas y principales temas que deseas abordar

Analiza los indicadores y los resultados. Entrecruza la información y ten en cuenta las opiniones escritas por tus empleados. Busca temas nicho, donde confluyan varias necesidades al mismo tiempo.

Paso 2: Segmenta y ubica los problemas y temas en los distintos niveles de la Pirámide

Como lo mencionamos anteriormente, la Pirámide de las Necesidades de Maslow se convierte aquí en una gran aliada para ordenar nuestras ideas y establecer un patrón en las iniciativas que podamos proponer.

A medida que subimos en los escalones de la pirámide, aumenta la complejidad y el tipo de motivación. En los primeros dos niveles se encuentran las necesidades más primitivas: las fisiológicas y las de seguridad. Es decir, aquellas que podemos satisfacer mejorando el entorno organizacional. Por ejemplo: los insumos, las herramientas, los procesos, las normas de seguridad, las áreas de descanso, las normas y políticas de convivencia, el reglamento interno, el salario, los reconocimientos en especie, entre muchas otras cosas.

En el tercer nivel se encuentran las “necesidades de Afiliación”. Como decía Stephen R. Covey, las personas necesitamos amar y ser amadas. No en el sentido estricto de la palabra amor, sino en la esencia, en el vínculo. En este escalón encontramos aquellas necesidades vinculadas al relacionamiento, la comunicación, el trabajo en equipo, la confianza, el respeto, el vínculo, el balance vida-trabajo, el relacionamiento con la familia, y entre el líder y los colaboradores, entre muchas otras.

En el cuarto escalón aparecen las “Necesidades de Reconocimiento”. Es decir, aquellas vinculadas al logro, al crecimiento, al desarrollo individual, el aprendizaje, la autoconfianza y el éxito, entre muchas otras.

Finalmente, Maslow nos plantea el quinto escalón, el de las “Necesidades de Autorrealización”. Donde encontramos sentimientos profundos, asociados a la moralidad, la creatividad, el compromiso, la espontaneidad, la búsqueda de soluciones, la sinergia, la preocupación por el entorno y quiénes lo conforman, entre muchas otras. Covey habla de la necesidad de “trascender”, de dejar un legado, una huella. Cuando estoy parado en este escalón es muy probable que me pueda preguntar ¿Por qué me recordarán los otros?, ¿Cuál será la huella que deje en ellos?, etc.

Paso 3: Define un objetivo claro a cumplir en cada uno de esos temas

De nada sirve decir “voy a mejorar la comunicación” o “voy a cambiar este proceso”. Debes ser muy específico y establecer qué, cuánto, cuándo y cómo quieres cambiarlo.

Paso 4: Identifica el posible impacto que puede llegar a tener el abordaje de esos temas

¿Cuál será el logro o el beneficio que obtendrás si abordas estos temas? Dimensionarlos correctamente será una herramienta clave para poder priorizar y elegir las acciones con mayor apalancamiento entre los empleados.

Paso 5: Define acciones de abordaje o mejora para esos problemas

Debemos descomponer esos grandes temas, en pequeñas acciones realizables. Sé creativo, convoca a otros, y realiza una gran tormenta de ideas (brainstorming). Aquí es tiempo de crear, de proponer, de sugerir. No suprimas, ni elimines ninguna idea por más loca que parezca, ya habrá tiempo para poder hacerlo. En definitiva, ¿qué podemos hacer hoy? o ¿qué haremos mañana que moverá la aguja del tema que deseamos mejorar?

Paso 6: Evalúa el tiempo, los recursos, los costos y los riesgos de las acciones que hayas definido

Analiza qué elementos son los ejes centrales de esas iniciativas y qué circunstancias pueden dificultar el cumplimiento del objetivo.

Paso 7: Prioriza y selecciona las alternativas que mejor se adapten a tu gestión empresarial

Para esto debes entender el impacto que tendrán las mismas y cuáles serán los beneficios que surgirán si las implementas.

Para ello, ten en cuenta el Principio 80-20. Toma la lista del paso 5, depúrala con el paso 6 y comienza a priorizarlas en este paso 7.

Recuerda que en el paso 2, segmentaste los problemas. Ya tienes un patrón por donde comenzar. Inicia por las necesidades más básicas, los escalones 1 y 2 de la pirámide. Cuanto más básicas son las necesidades insatisfechas, más ansiedad por solucionarlas habrá entre tus empleados, y al mismo tiempo más rápido lograrás nivelar o mejorar el clima laboral si verdaderamente logras satisfacerlas.

Una vez que sientas que no puedes hacer más, continua por los escalones 3, 4 y 5. Siempre teniendo en cuenta estas tres cosas:

1. el bendito principio de Pareto,
2. la capacidad de tu empresa para implementar esas acciones,
3. evaluando el tiempo que te llevará hacerlo.

Paso 8: Elabora un cronograma de implementación para el Programa de Mejora del Clima Laboral

Debes proponer el cambio y aceptar que para que este ocurra, es necesario llevar adelante determinadas acciones. Establece qué tareas realizarás y cómo las desarrollarás. Define responsabilidades y responsables (personas concretas), construye equipo y herramientas, y por sobre todas las cosas, brinda empowerment a tu gente. Con las herramientas adecuadas, el propio capital humano amolda las soluciones. Finalmente, sé consistente y haz que tu equipo directo se comprometa con los desafíos.  

Paso 9: Valídalo con la Dirección de la Empresa y el resto de actores clave que tú consideres

No hagas que todo caiga sobre la responsabilidad del Área o de la Gerencia de Recursos Humanos. Establece una responsabilidad compartida, propone otros líderes para desarrollar esas acciones, construye equipos de trabajo específicos para ciertos temas.

Paso 10: Diseña la comunicación al personal

Ten en cuenta el tamaño de tu equipo. Procura realizar todas las comunicaciones en un mismo día y en forma consecutiva. Todos los recursos humanos deben ser considerados de igual forma. No hay peor cosa que los empleados se enteren de noticias del Clima Laboral en diferentes momentos o de diferente manera.

En tiempos de comunicación digital, podemos desarrollar las mismas en forma online, sin limitación de asistentes. Si utilizas recursos adicionales como una presentación o un video, hazla simple, con buen gusto y diseño, pero sin grandes pretensiones. Procura no afectar el funcionamiento organizacional. Utiliza un lenguaje claro, no complejo y asegúrate que todos comprenden lo que estás diciendo, sobre todo, cuando hables del Programa de Mejora del Clima Laboral. Aquí es cuando no quieres que quede ninguna duda.

Paso 11: Comunícalo y evalúa el impacto de las novedades

A medida que vas presentando, procura evaluar la repercusión entre tu audiencia. Mira sus caras, sus gestos, ¿muestran conformidad o disconformidad?, ¿Se ven entusiasmados? Si crees que algún tema no está generando buen impacto, puedes minimizarlo o incluso pasarlo por alto si no lo tienes demasiado desarrollado en tu exposición.

Pídeles a los miembros de tu equipo directo que actúen como observadores durante la presentación y que analicen a la audiencia al igual que lo harás. Al finalizar las presentaciones, haz una reunión de equipo, analicen toda la información y el impacto en los rrhh. Pregúntense… ¿Qué aprendimos de esto? ¿Qué no debemos repetir? ¿Cuáles son los emergentes más importantes?

Paso 12: Realiza los ajustes necesarios y comienza a ejecutar el Programa de Mejora del Clima Laboral

Tomando como referencia la experiencia del paso 11, y todo el plan diseñado hasta el paso 10, evalúa qué debes modificar, ajusta y ejecuta. Cambia lo que sea necesario, potencia lo que funcionó bien y manos a la obra!

Paso 13: Mide el impacto, redefine y ajusta el Programa de Mejora del Clima Laboral

Detecta y aprende de los errores. Define hitos y evalúa semanal o quincenalmente el avance del Programa de Mejora del Clima Laboral y el cumplimiento de los objetivos. Analiza en equipo los motivos del éxito y el fracaso, y utilízalos para construir todos los aspectos de un buen clima laboral. Aprende de lo hecho y trabaja en ello la semana siguiente para mejorarlo.

La administración de recursos humanos y la gestión del ambiente laboral en una empresa no son una ciencia exacta. Están inmersas en un mundo en el que 2 + 2 puede ser 1000, por lo tanto, no te auto-flageles si fallas. El comportamiento organizacional está basado en la suma de comportamientos humanos, no siempre todo tiene explicación. Lo importante es tener paciencia, medir, evaluar y ajustar cada vez que sea necesario.

Finalmente, una vez que logres tus objetivos, tomate tiempo para valorarlos y reconfortarte. Haz que sea importante para ti y para tu equipo. Y una vez más, aprovecha la motivación para comprometerte a cambiar algo nuevo que siga mejorando el clima laboral de tu empresa.

Esperamos que esta guía sea de ayuda… ¡Si tienes dudas, habla con nuestros especialistas! Estamos para acompañarte ?

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