Evadimos la realidad del teletrabajo durante mucho tiempo

Uno de los principales problemas que han tenido las empresas en este último año, ha sido el no haber estado preparadas para afrontar el desafío del teletrabajo. 

Los humanos tendemos a buscar excusas que nos ayuden a sobrellevar mejor los problemas. Es más fácil buscar culpables fuera de nuestro círculo de influencia, que asumir responsabilidades por evitar o atrasar un cambio que inevitablemente va a suceder tarde o temprano.

La realidad es que ni la culpa la tiene el COVID-19, ni la pandemia vino a cambiarnos radicalmente las reglas de juego. La crisis sanitaria global lo único que hizo fue acelerar un proceso que venía desarrollándose paulatinamente desde hace casi 10 años, y que particularmente había avanzado más en los últimos 3 a 5 años: el trabajo remoto.

Es sencillo, ¡el trabajo desde casa existe desde que existe internet! No es algo que se haya inventado en los últimos meses

Aquellos países (y empresas) con una mejor infraestructura tecnológica y un desarrollo de las capacidades humanas relacionadas al mundo IT, han podido realizar una transición más fácil y fluida en estos tiempos acelerados por la pandemia. Mientras que aquellos menos enfocados en el mundo tecnológico, han tenido que transitar un camino un poco más escabroso.

Empresas en «Modo Supervivencia»

El caos generado por este cambio tan repentino, hizo que las empresas actuaran casi instintivamente y se programaran en “modo supervivencia”, con un enfoque bastante tradicional.

¿Qué significa esto? Que el foco y la atención primara fueron puestos rápidamente en conseguir los recursos tecnológicos mínimos para poder realizar el teletrabajo, es decir continuar operando a distancia (a como diera lugar). Seguido por un enfoque comercial y de marketing muy agresivo que asegurara un nivel mínimo de ventas para permitir la supervivencia de la empresa.

Allá por marzo de 2020, todos creíamos que esta estrategia era la más indicada. Basados en el deseo de que los problemas vinculados al COVID-19 se solucionarían en un horizonte temporal de 1 a 3 meses. Y que luego todo volvería a la normalidad. Pero la realidad nos pasó por encima… el mundo se detuvo como nunca antes y poco a poco nos fuimos dando cuenta (a la fuerza) de que las cosas no volverían a la normalidad tan rápidamente.

De hecho, en una opinión meramente personal, creo que todo lo vinculado al trabajo por internet y las relaciones humanas en la empresa, no volverán a la normalidad, ni ahora, ni nunca. Estos cambios vinieron para quedarse.

Teletrabajo: Pensar a mediano plazo

Las semanas y meses fueron transcurriendo y esto activó una “segunda oleada” de cambios estratégicos. Ahora había que pensar a mediano plazo y adaptar los procesos y la operativa a las nuevas reglas de juego que nos propone el teletrabajo.

El enfoque “bastante tradicional” del que hablábamos en el punto anterior, no es más que el que se ha implementado en las empresas por décadas. Primero se piensa en los recursos, los procesos, los insumos, la maquinaria y las herramientas, como las fuentes fundamentales para optimizar la productividad y evitar que el negocio fracase.

Pero la adopción del trabajo virtual sucedió como un terremoto plagado de réplicas, que golpearon la estructura y la cultura empresarial, incesantemente, una tras otra.

Por ello, al igual que ocurre con aquellos edificios más antiguos que tienden a desmoronarse con cada golpe, las empresas que no estaban preparadas para el teletrabajo y sin experiencia previa en el teletrabajo, se vieron tan afectadas para retomar niveles de operación aceptables luego de iniciada la pandemia de COVID-19.

Por otro lado, aquellas empresas más dinámicas, como los edificios modernos, construidos con procesos y materiales capaces de soportar el castigo de un terremoto, se mantuvieron firmes, con incertidumbre también, pero con estructuras y culturas laborales sólidas que supieron resistir los embates de un mercado en crisis y lleno de pánico.

El efecto sorpresa: Teletrabajar repentinamente

Este efecto sorpresa y las “réplicas” continuas de problemas, lentamente nos hicieron notar que no sólo se trataba insumos tecnológicos, herramientas y procesos. Sino que el principal cuello de botella de esta pandemia estaba en los recursos humanos, en LAS PERSONAS. Aprender sobre los distintos tipos de teletrabajo y mantenerlo en el tiempo es un desafío mucho más grande del que nos imaginábamos.

“Nadie nos avisó que esto iba a pasar”, “no estamos preparados”, “no sabemos qué hacer”, estas fueron algunas de las frases que se comenzaron a escuchar en todas las empresas. No sólo en los niveles operativos, sino en todos los niveles jerárquicos.

La incertidumbre inundó todo, desde el guardia de seguridad, preocupado por no saber si tendrá trabajo el próximo mes, hasta el CEO, preocupado por no saber si existirá empresa o mercado el próximo mes.

En la mayoría de los casos, la sorpresa nos permitió ver que la realidad era mucho más compleja. Se trataba de empresas no preparadas, con líderes no preparados y empleados no preparados para enfrentarse a los nuevos desafíos.

El impacto del teletrabajo en el clima organizacional: La caída de la productividad

Nos hemos ido dando cuenta de una serie de síntomas que iban apareciendo por no estar preparados para afrontar el cambio del teletrabajo.

Al principio, trabajar desde casa fue una “novedad”. Hasta parecía algo simpático que motivaba… “voy a tener tiempo para los niños”, “voy a compartir más espacio con mi esposa”, “voy manejar las prioridades de otra forma”. Hasta que comenzamos a experimentar una nueva realidad, en la que los empleados debían ser responsables por su trabajo, en la que los líderes debían aprender un modelo de gestión que exigía liderar de una forma distinta, y en la que los Directivos debían confiar en sus equipos.

La lista de problemas ha sido interminable y cuando solucionamos uno, aparecen más. Algunos ejemplos son: trabajar solo, el distanciamiento, la conectividad, procesos lentos, la falta de información, la comunicación informal, la ausencia de líderes, las limitaciones generacionales para adaptarse a la tecnología, trabajar más horas de las debidas, tener que poner un esfuerzo adicional en cada cosa para que funcione, las brechas de comunicación entre las distintas generaciones.

Todo esto, sumado a una realidad diaria de mucha preocupación por nuestra salud y la de nuestras familias, y la incertidumbre por el deterioro de las economías y los mercados. Nos hizo salir de nuestra zona de confort. Disparando nuestros niveles de estrés y generando una saturación que potenció un agobio generalizado. Estas han sido las principales causas de los conflictos, roces, peleas hacia adentro y hacia afuera de cada equipo.

La Salud Mental: Las emociones afectan el desempeño

Según Randstad, más de la mitad de los trabajadores encuestados durante la pandemia afirman que vieron afectada su salud mental por el teletrabajo. Y el 44% afirma que su clima laboral se deterioró.

Optimizar la productividad y los resultados no es sólo invertir en tecnología, ni controlar que la gente haga su trabajo. Esas mejoras siempre serán marginales si las comparamos con los beneficios de la motivación y el compromiso. La clave radica en asegurarnos que la gente sepa cuál es el “trabajo por hacer” y que su foco esté en ello.

La Medición del Clima Laboral se ha convertido en una necesidad para las empresas. La única forma de asegurar resultados a través del teletrabajo, es garantizar que las personas den su máximo potencial de forma voluntaria y creativa.

No podemos controlar a todos, todo el tiempo. Debemos generar el escenario correcto para que las personas den lo mejor de sí por iniciativa propia, sin ejercer presión. Esto sólo se logra gestionando el entorno laboral a través de una Encuesta de Clima Laboral.

Stephen R. Covey decía “Puedes comprar las manos o la espalda de alguien, pero no su corazón, su mente y su espíritu”. En la actualidad, no alcanza con “hacer el trabajo”, necesitamos el corazón, la creatividad, la innovación y la energía de nuestros empleados como el pan de cada día.

Por ello, en nuestro Plan de Mejora del Clima Laboral, no debemos pasar por alto estos consejos para generar un impacto rápido entre nuestros empleados:

5 consejos para potenciar rápidamente el clima y la cultura organizacional de una empresa en tiempos remotos

1) Escuchar, escuchar… ¡y escuchar también!

El refrán dice algo así como: Tenemos dos orejas y una boca, para poder escuchar el doble de lo que hablamos”. Liderar el teletrabajo no se trata sólo de brindar herramientas tecnológicas, de comunicación, relacionamiento y soporte emocional. Se trata principalmente de escuchar, de interpretar y comprender la realidad desde la perspectiva de nuestros colaboradores.

Como líderes debemos ser capaces de guiar y hacer recomendaciones a los empleados para que tengan una mejor calidad de vida laboral remota. Además de ser flexibles y potenciar la empatía. Es necesario entender que, así como para nosotros es grande el desafío, para nuestro equipo lo es aún más.

Para poder lograr todo esto, es necesario que primero entendamos dónde estamos parados y eso únicamente lo lograremos orientando nuestros sentidos hacia lo que DICEN y lo que NO DICEN nuestros colaboradores. Debemos desterrar el miedo a la opinión de nuestros empleados.

Debemos ser capaces de aprender a escuchar más allá de las palabras. Interpretar los tonos de voz, el lenguaje no verbal y todo aquello que nos transmiten a cada momento. Este es un ejercicio de prueba y error que requiere mucha práctica y paciencia.  

No se trata de dar retroalimentación mecánica y automática frente a cualquier problema. Como líderes debemos dedicar tiempo a todos y a cada uno. Generar reuniones mano a mano, preguntar, investigar y encontrar aquellos “puntos gatillos” y fricciones en el relacionamiento que comienzan a erosionar el clima de trabajo a distancia.

2) Posicionar a un responsable de las Políticas de Clima Laboral Remoto y Teletrabajo

Si nos preguntamos ¿Quién es el responsable del clima laboral en nuestra empresa? La respuesta de muchos será: ¡Recursos Humanos! Este es un error que ocurre en muchas organizaciones. Los responsables por la gestión del clima laboral somos TODOS. Obviamente algunos con mayor influencia y responsabilidad, pero recordemos que al clima laboral lo hacen las grandes políticas y decisiones, pero también los pequeños gestos cotidianos.

No obstante, una cosa es la “GESTIÓN” y otra cosa son los “LINEAMIENTOS Y POLITICAS” de clima laboral en una empresa. La primera es la que hacemos todos con los más pequeños aportes. La segunda es la generación de ideas, proyectos e iniciativas que estimulen a la primera.

Si bien la responsabilidad por el buen clima laboral es de todos, en tiempos remotos necesitamos tener un faro, una guía, alguien que nos indique hacia a dónde apuntar, alguien que piense y plantee iniciativas que generen el efecto deseado entre los empleados.

Aquí sí es donde comienza la responsabilidad del Área de Recursos Humanos. Una de las primeras cosas que debemos hacer para gestionar el buen clima laboral remoto, es definir responsabilidades claras. Empoderar a RRHH y encargarles el desafío de sugerir y diseñar iniciativas que mantengan saludable el clima de la empresa.

El principal objetivo debe ser generar sentido de pertenencia, compromiso y motivación. Los colaboradores deben sentirse “cuidados” y en un ámbito de salvaguarda. Donde minimicemos los factores externos y construyamos un ámbito para que se enfoquen en el verdadero trabajo por hacer.

3) Dar herramientas y recursos a los Líderes para gestionar el teletrabajo

En tiempos de crisis por cambios repentinos es necesario invertir TIEMPO Y RECURSOS en desarrollar las habilidades de liderazgo de nuestros mandos medios y gerentes.

El principal fusible entre “la motivación y el compromiso”, y “la frustración y el descontento” de los empleados, siempre son nuestros líderes. Son quienes inyectan claridad, visibilidad, positivismo y certezas en el ánimo de los colaboradores y el clima laboral en general.

En tiempos de cambio, los empleados necesitan sentirse respaldados, seguros y confiados de que el próximo paso lo darán sobre tierra firme. Esto únicamente lo lograrán si tienen la guía y la motivación correctas.

Para ello, debemos proveer a los líderes con dos cosas: INFORMACIÓN Y HABILIDADES DE COMUNICACIÓN.

La información es porque los líderes deben poder responder rápidamente ante cualquier consulta de los empleados. Deben saber cuál es la situación de la empresa y cómo se planifica en el corto plazo para avanzar. Responder rápido y preciso transmite credibilidad y tranquilidad.

Las habilidades de comunicación son necesarias porque por más que tenga toda la información disponible, si no soy bueno y preciso comunicándola, puedo generar más problemas que soluciones. Por lo tanto, es necesario saber cómo, cuándo, dónde y a quién compartirle la información exacta (ni más ni menos de lo que necesitan) a los colaboradores.

4) Comunicación todo el tiempo y en todas partes

El principal desafío del teletrabajo es la falta de presencialidad. A pesar de los avances, la comunicación virtual limita el entendimiento del lenguaje no verbal y los tonos de voz. Para comprender el contexto de un mensaje es necesario humanizarlo, entender de quién viene y por qué sucede. 

A todos estos elementos, en tiempos de pandemia, debemos sumarle: LA INCERTIDUMBRE. La incertidumbre personal por las complicaciones sanitarias del virus y la incertidumbre laboral por no saber qué va a ocurrir con mi trabajo. Es muy difícil dar mi máximo potencial, si en mi cabeza sobrevuela la idea de quedarme sin trabajo la próxima semana.

Por lo tanto, es prioritario definir canales de comunicación formal, que brinden información clara. Como ya lo hemos mencionado en otros blogs, hay ciertas cosas que no debes hacer con el clima laboral. Es necesario hablar de lo que ocurre y de lo que no. Aclarar realidades y espantar fantasmas.

La mejor forma de dar tranquilidad, es el ser francos, directos y claros. No pretender tapar la realidad con un dedo, ni mentir sobre lo que sucede.

Si lo que acontece es complejo o grave, los empleados deben saberlo. O si lo que sucede es producto de la imaginación o la fantasía, también debemos aclararlo.

Por lo tanto, un aspecto clave es establecer canales de comunicación formal, que brinden información actualizada y periódica sobre la realidad. Esto dará tranquilidad a los empleados, mejorará el clima laboral y ayudará a que se enfoquen en sus responsabilidades.

5) Hacer el teletrabajo lo más parecido al presencial como sea posible

Pasar de trabajar en la empresa, rodeado de compañeros, a estar trabajando en la soledad de nuestra casa puede ser muy agobiante. Al principio un tanto liberador, como dijimos antes, pero a los pocos días ya comenzamos a sentir el efecto de la falta de presencialidad.

Por lo tanto, debemos crear un entorno digital apropiado. El desafío es el de hacer que el mundo digital, sea lo más parecido posible al que tenían antes de teletrabajar nuestros colaboradores. De esta manera, minimizaremos el impacto del cambio.

¿Cómo podemos hacerlo?

La mejor manera es la de seguir “celebrando rituales”. Aquellas situaciones que ocurrían periódicamente en la empresa y que por la distancia se pueden haber discontinuado. Por ejemplo: hacer almuerzos virtuales, celebrar cumpleaños, aniversarios y logros (individuales y grupales). Continuar con las reuniones de trabajo, planificación y seguimiento de objetivos. Realizar actividades lúdicas, buscar soluciones en conjunto, hacer que el capital humano participe, que tenga voz y voto en las distintas cosas.

Otra opción es la de construir instancias de intercambio más allá de las rutinarias como: tutorías, capacitaciones online, revisión de procesos, etc.

La clave es mejorar el desempeño al mismo tiempo que se mantenga activa la comunicación y el relacionamiento.

Finalmente, como líderes participemos en los canales de comunicación informal que naturalmente surgen en estas situaciones. No debemos forzar su desaparición, ni hacer como que no existieran. De esta forma tendremos otra fuente de información sobre el clima laboral y podremos monitorear las cosas cuando se puedan estar saliendo de rumbo.

Pon en práctica estos consejos y verás como rápidamente el clima laboral remoto mejora, junto con la motivación y el compromiso de tus empleados.

Recuerda que, si tienes dudas puedes hablar con nuestros especialistas! Estamos para acompañarte ?

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